Grenzen der Speicherung digitalisierter Steuerdaten aufgrund einer Außenprüfung

Der Bundesfinanzhof (BFH) hat mit Urteil vom 16. Dezember 2014 VIII R 52/12 entschieden, dass § 147 Abs. 6 Satz 2 der Abgabenordnung (AO) der Finanzverwaltung nicht das Recht gibt, die ihr im Rahmen einer Außenprüfung in digitaler Form überlassenen Daten über den Zeitraum der Prüfung hinaus auf Rechnern außerhalb der behördlichen Diensträume zu speichern.

Im Streitfall hatte das Finanzamt (FA) im Rahmen einer Außenprüfung bei dem Kläger (einem selbständig tätigen Steuerberater) mit der Prüfungsanordnung die Gewinnermittlungen sowie zu deren Prüfung die Steuerdaten in digitaler Form auf einem maschinell verwertbaren Datenträger angefordert. Dagegen erhob der Kläger nach erfolglosem Einspruchsverfahren Klage: Das FA dürfe diese Daten nicht - wie angekündigt - über die Prüfung hinaus bis zur Bestandskraft von nach der Außenprüfung erlassenen Bescheiden auf dem (mobilen) Rechner des Prüfers speichern. Das Finanzgericht wies die Klage ab.

Der BFH ist allerdings der Rechtsauffassung des Klägers gefolgt. Nach dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit muss der Gefahr missbräuchlicher Verwendung der Daten (z. B. wenn Daten außerhalb der Geschäftsräume des Steuerpflichtigen oder der Diensträume der Behörde infolge eines Diebstahls des Prüfer-Notebooks in fremde Hände geraten) angemessen Rechnung getragen werden. Dieser Anforderung ist ohne nennenswerte Beeinträchtigung einer rechnergestützten Außenprüfung nur dann entsprochen, wenn die Daten des Steuerpflichtigen nur in seinen Geschäftsräumen oder an Amtsstelle erhoben und verarbeitet werden sowie nach Abschluss der Außenprüfung nur noch in den Diensträumen der Finanzverwaltung gespeichert bzw. aufbewahrt werden, soweit und solange sie für Zwecke des Besteuerungsverfahrens (z. B. bis zum Abschluss etwaiger Rechtsbehelfsverfahren) benötigt werden.

Die räumliche Beschränkung des Datenzugriffs folgt zudem eindeutig aus dem Wortlaut des § 200 Abs. 2 AO und des § 6 der Betriebsprüfungsordnung 2000, wonach der Steuerpflichtige die prüfungsrelevanten Unterlagen nur in seinen Geschäftsräumen, notfalls auch in seinen Wohnräumen oder an Amtsstelle vorzulegen hat und ein anderer Prüfungsort nur ausnahmsweise in Betracht kommt.

BFH, Pressemitteilung Nr. 58/15 vom 19.08.2015 zum Urteil VIII R 52/12 vom 16.12.2014

Digital oder analoge Finanzbuchführung ?

Die digitale Finanzbuchführung gibt es nunmehr mehrere Jahre. War es am Anfang eine große Herausforderung Unternehmer und Unternehmerinnen aus dem Rhein Main Gebiet zu überzeugen, das die digitale Finanzbuchführung die Zukunft wird ist dies heute sehr einfach.

Heute erklärt man den Gründern, dass die Belege digital (als tif oder pdf Datei) zur Verfügung gestellt werden sollen und nach kurzer Überlegung stimmen diese zu und ab dem nächsten Monat wird die Buchhaltung nicht mehr "altmodisch" sonder digital gebucht.

Wir denken das dieser Prozess sich in Zukunft noch mehr verstärken wird insbesonderes seit Smartphone aus dem Alltag nicht mehr wegzudenken sind schreitet die Digitalisierung in Unternehmen und der Steuerkanzlei voran.

Wir haben zum Beispiel eine GmbH aus Niedernberg als Mandant, diese hat ca. 15 Mitarbeiter. Bei einer regelmäßigen Besprechung der Fibu mit  Themen wie Inventur, Teil-fertige  haben wir vorgeschlagen die Finanzbuchhaltung digital zu erstellen. Zu unserer Überraschung hat der Geschäftsführer (50+) diesem Vorschlag sofort zu gestimmt und im nächsten Monat hatten wir die digitale Finanzbuchhaltung. Da es gerade in der Projektarbeit auf die Kosten ankommt haben wir auch sogleich die Kosten- und Leistungsrechnung als Baustein unsere Unternehmensberatung mit eingeführt.

Da die Digitalisierung nicht mehr aufzuhalten ist schätzen wir, das wir in drei Jahren 70% der Buchführungen digital erstellen werden.