Grenzen der Speicherung digitalisierter Steuerdaten aufgrund einer Außenprüfung

Der Bundesfinanzhof (BFH) hat mit Urteil vom 16. Dezember 2014 VIII R 52/12 entschieden, dass § 147 Abs. 6 Satz 2 der Abgabenordnung (AO) der Finanzverwaltung nicht das Recht gibt, die ihr im Rahmen einer Außenprüfung in digitaler Form überlassenen Daten über den Zeitraum der Prüfung hinaus auf Rechnern außerhalb der behördlichen Diensträume zu speichern.

Im Streitfall hatte das Finanzamt (FA) im Rahmen einer Außenprüfung bei dem Kläger (einem selbständig tätigen Steuerberater) mit der Prüfungsanordnung die Gewinnermittlungen sowie zu deren Prüfung die Steuerdaten in digitaler Form auf einem maschinell verwertbaren Datenträger angefordert. Dagegen erhob der Kläger nach erfolglosem Einspruchsverfahren Klage: Das FA dürfe diese Daten nicht - wie angekündigt - über die Prüfung hinaus bis zur Bestandskraft von nach der Außenprüfung erlassenen Bescheiden auf dem (mobilen) Rechner des Prüfers speichern. Das Finanzgericht wies die Klage ab.

Der BFH ist allerdings der Rechtsauffassung des Klägers gefolgt. Nach dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit muss der Gefahr missbräuchlicher Verwendung der Daten (z. B. wenn Daten außerhalb der Geschäftsräume des Steuerpflichtigen oder der Diensträume der Behörde infolge eines Diebstahls des Prüfer-Notebooks in fremde Hände geraten) angemessen Rechnung getragen werden. Dieser Anforderung ist ohne nennenswerte Beeinträchtigung einer rechnergestützten Außenprüfung nur dann entsprochen, wenn die Daten des Steuerpflichtigen nur in seinen Geschäftsräumen oder an Amtsstelle erhoben und verarbeitet werden sowie nach Abschluss der Außenprüfung nur noch in den Diensträumen der Finanzverwaltung gespeichert bzw. aufbewahrt werden, soweit und solange sie für Zwecke des Besteuerungsverfahrens (z. B. bis zum Abschluss etwaiger Rechtsbehelfsverfahren) benötigt werden.

Die räumliche Beschränkung des Datenzugriffs folgt zudem eindeutig aus dem Wortlaut des § 200 Abs. 2 AO und des § 6 der Betriebsprüfungsordnung 2000, wonach der Steuerpflichtige die prüfungsrelevanten Unterlagen nur in seinen Geschäftsräumen, notfalls auch in seinen Wohnräumen oder an Amtsstelle vorzulegen hat und ein anderer Prüfungsort nur ausnahmsweise in Betracht kommt.

BFH, Pressemitteilung Nr. 58/15 vom 19.08.2015 zum Urteil VIII R 52/12 vom 16.12.2014

Digital oder analoge Finanzbuchführung ?

Die digitale Finanzbuchführung gibt es nunmehr mehrere Jahre. War es am Anfang eine große Herausforderung Unternehmer und Unternehmerinnen aus dem Rhein Main Gebiet zu überzeugen, das die digitale Finanzbuchführung die Zukunft wird ist dies heute sehr einfach.

Heute erklärt man den Gründern, dass die Belege digital (als tif oder pdf Datei) zur Verfügung gestellt werden sollen und nach kurzer Überlegung stimmen diese zu und ab dem nächsten Monat wird die Buchhaltung nicht mehr "altmodisch" sonder digital gebucht.

Wir denken das dieser Prozess sich in Zukunft noch mehr verstärken wird insbesonderes seit Smartphone aus dem Alltag nicht mehr wegzudenken sind schreitet die Digitalisierung in Unternehmen und der Steuerkanzlei voran.

Wir haben zum Beispiel eine GmbH aus Niedernberg als Mandant, diese hat ca. 15 Mitarbeiter. Bei einer regelmäßigen Besprechung der Fibu mit  Themen wie Inventur, Teil-fertige  haben wir vorgeschlagen die Finanzbuchhaltung digital zu erstellen. Zu unserer Überraschung hat der Geschäftsführer (50+) diesem Vorschlag sofort zu gestimmt und im nächsten Monat hatten wir die digitale Finanzbuchhaltung. Da es gerade in der Projektarbeit auf die Kosten ankommt haben wir auch sogleich die Kosten- und Leistungsrechnung als Baustein unsere Unternehmensberatung mit eingeführt.

Da die Digitalisierung nicht mehr aufzuhalten ist schätzen wir, das wir in drei Jahren 70% der Buchführungen digital erstellen werden.

Megatrend Digitalisierung im Businessbereich

 

Electronic-Commerce ist heute nicht mehr ein Zusatzgeschäft, er stellt im Jahr 2013 vielmehr den Normalfall dar. Diese These wird von immer mehr B2B-Marketingfachleuten vertreten, die gleichzeitig darauf hinweisen, dass sich der Trend im B2C-Bereich rasant fortsetzt. Allerdings ist das private Konsumentensegment noch längst nicht so stark digital durchsetzt wie die Geschäftsbeziehungen der Unternehmen untereinander. Während rund die Hälfte der Menschen gelegentlich oder oft online einkauft, gibt es wohl kaum noch ein Unternehmen ohne Internetanbindung.

E-Commerce im Supply Chain Management

Innerhalb des SCM - Supply Chain Management oder Wertschöpfungskette - sind digitale Strukturen nicht mehr wegzudenken. Hierbei geht es um viel mehr als das Austauschen von Angeboten per E-Mail. Vielmehr sind produzierende Unternehmen mit ihren Zulieferern und Abnehmen vollkommen digital vernetzt. Moderne ERP-Programme (Enterprise Resource Management, also die Verwaltung aller Unternehmensressourcen) sind so administriert, dass sowohl Kunden als auch Zulieferer auf die Bestände eines Produzenten zugreifen können. Jeder Partner kann dabei den für ihn bestimmten Teilbereich aus dem Data Warehouse des Unternehmens einsehen. Der Zulieferer erfährt, welche Teile aktuell benötigt werden und welchen Preis das Unternehmen hierfür zahlt. Rabatte berechnet das Data Warehouse automatisch. Der Kunde erfährt, was das Unternehmen auf Lager hat und wie schnell zu welchem Preis abgeben kann. Hier sind vielfach keine Mitarbeiter mehr tätig, die jeden Vorgang steuern, bestenfalls nehmen sie Überwachungsfunktionen wahr. Die ERP-Programme der Partner verständigen sich vielmehr selbstständig untereinander. Die gesamte Logistik der modernen Produktion kann anders nicht mehr funktionieren, der Trend geht hierbei zu immer hochgradiger automatisierten Programmen. Es ist kein absolut neuer Trend, denn die digital gesteuerte Warenwirtschaft begann etwa in den 1970er Jahren. Doch die Internetentwicklung des 21. Jahrhunderts hat diese Vorgänge auf eine neue Stufe gehoben.

Einfluss der Digitalisierung auf die Marktstrukturen

Dass die Digitalisierung weitreichende Konsequenzen für die Märkte des 21. Jahrhunderts mit sich bringt, leuchtet ohne Weiteres ein. Der B2B-Bereich ist im Jahr 2013 faktisch "durchdigitalisiert". Dass Händler untereinander per Telefon noch Preise und Mengen aushandeln, dürfte inzwischen eine Ausnahme in Nischenmärkten darstellen. Der B2C-Bereich transformiert sich allerdings langsamer, was auch mit dem Einkaufsverhalten von Menschen zusammenhängt. Diese lehnen teils Computer und Internet noch ab, teilweise genießen sie so sehr den Einkauf vor Ort in ihren Kaufhäusern, dass diese wohl nicht so schnell verschwinden werden. Entscheidend für die Änderung der Marktstrukturen ist allerdings nicht ausschließlich, wo und wie jemand einkauft, sondern wie er sich informiert. Und hier treten durch die digitale Wirtschaft neue Intermediäre auf den Plan, also Mittler zwischen Anbietern und Nachfragern. Was im B2B-Bereich die ERP-Programme der Produzenten, Lieferanten und Endabnehmer untereinander erledigen, übernimmt im B2C-Bereich die Suchmaschine. Diese verändert ganz entscheidend die Reaktion der Konsumenten auf Werbung: Sie suchen aktiv, anstatt sich von Angeboten "überzeugen" zu lassen. Diese neuen Funktionen digitalisierter Märkte müssen im modernen Marketing sehr starke Beachtung finden.

Buchhaltung

Buchhaltung kurz erklärt

Mit dem Begriff Buchhaltung wird die Pflicht des Unternehmers bezeichnet, alle Geschäftsvorfälle entweder in einfacher oder in so genannter doppelter Buchführung aufzuzeichnen. Die einfache Buchführung greift hier bei Freiberuflern und Kleinunternehmern, zur doppelten Buchführung sind alle anderen Unternehmen verpflichtet. Die doppelte Buchführung kommt dann zur Anwendung, wenn die Einnahmen-Überschussrechnung (kurz: EÜR) überschritten wird oder der Unternehmer nicht freiberuflich tätig ist.

Die Buchhaltung eines Unternehmens muss entsprechend den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) geführt werden und gehört zu den Aufgaben des Rechnungswesens. Dafür gibt es im Zeitalter der modernen Technik inzwischen gute EDV-gestützte Buchführungsprogramme, die bei der korrekten Umsetzung der Grundsätze hilfreich sind.

Mittlere und große Unternehmen organisieren ihre Buchhaltung oft in mehreren Abteilungen wie Anlagen-, Kunden-, Lieferantenverwaltung, Finanzbuchhaltung sowie Mahnwesen und Rechnungsstelle. Aufgrund von moderner Software können alle Arbeitsabläufe in den Bereichen automatisiert und optimal aufeinander abgestimmt werden.

Oft gibt es weitere Gesetze, die einen Unternehmer neben der Erfassung aller Geschäftsvorfälle zur Führung weiterer Bücher verpflichtet. Dies ist z. B. bei Recyclingunternehmen der Fall. Auch diese Aufgabe übernimmt die Buchhaltung in einem Unternehmen. Hauptaufgabe bleibt allerdings die systematische, chronologische Erfassung sämtlicher Wertveränderungen, die in einem bestimmten Abrechnungszeitraum im Unternehmen anfallen. Die Buchhaltung liefert dabei die Grundlage zur Gewinn- und Verlustrechnung. Außerdem werden durch die Buchhaltung Zahlen für die Berechnung von Bilanzkennzahlen, betrieblichen Statistiken oder auch Selbstkosten zur Verfügung gestellt. Zudem gehören die Inventur sowie die Belegorganisation in den Aufgabenbereich der Buchhaltung.

Der Jahresabschluss gemäß dem Handelsgesetz und dem Steuergesetz ist eines der wichtigsten Elemente in der Buchhaltung. Beide Abschlüsse liefern die Grundlage zur Berechnung verschiedener Steuern (z. B. Gewerbesteuer, Einkommenssteuer). Für Banken oder auch Anteilseigner stellt der Jahresabschluss außerdem eine wichtige Informationsquelle dar.

Die Buchhaltung unterscheidet drei verschiedene Bücher: Das Hauptbuch mit den Sachkonten zur Erstellung von Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung, das Grundbuch (Journal) zur Erfassung aller Belege in chronologischer Reihenfolge sowie die Nebenbücher zur Erfassung von Warenbewegungen oder auch offenen Posten von Debitoren bzw. Kreditoren.

Der Begriff Buchhaltung selbst bezeichnet in einem Unternehmen die Abteilung, welche die Buchführungsaufgaben übernimmt. Der Begriff Buchführung hingegen beschreibt die eigentliche Tätigkeit. Zwar gibt es in der Begriffserklärung einen deutlichen Unterschied, oft werden beide Begriffe aber sinnverwandt dargestellt.

Das digitale Büro

  

Der Fortschritt in der Technik sorgt nicht nur für einen immer dynamischeren Alltag, sondern auch für eine Änderung der Regeln im Geschäftsbereich. Im Laufe der letzten Jahre hat sich das typische Büro Stück für Stück verändert und die moderne Technik hat für einen Wandel gesorgt. Die Phase "Digitales Büro" findet heute überall Einzug, wo es Bedarf an Optimierungen gibt. Tatsächlich bietet das Konzept große Vorteile für kleine wie auch große Unternehmen.

Das digitale Büro für schnellere Abläufe

In der heutigen Zeit ist das digitale Büro in vielen Fällen vor allem mit dem papierlosen Büro zu vergleichen. Auf den Einsatz von gedruckter Ware wird ebenso verzichtet wie auf normale Briefe. Stattdessen wird die Technik des Scannens verwendet und der gesamte Schriftverkehr im Büro wird mit Archiven genutzt. Das ist nur der Einstieg in das digitale Büro. Durch den Verzicht auf die Nutzung von den entsprechenden Programmen kann man ganze Prozesse automatisieren. Ein wichtiger Punkt dafür ist eine entsprechende Struktur der IT. Server, Programme und normale Rechner, müssen die entsprechenden Arbeiten übernehmen und direkt auf die Abläufe anwenden. Ein gutes Beispiel für einen weiteren Schritt der digitalen Verwendung von Prozessen findet sich in der automatischen Absicherung der Logistik mit der Hilfe von Software. Warenbestand und Versand werden von dem Programm fast automatisch bearbeitet und die Mitarbeiter müssen nur noch die Wartung und den Versand der vorgefertigten Bestellungen übernehmen. Vorbei sind die Zeiten, in denen Handwerker jeden Tag ihr eigenes Lager prüfen mussten.

Kundenkontakte, gesicherte Daten und automatische Buchhaltung

Die Pflege der entsprechenden Geräte ist natürlich ein entsprechender Aspekt. Besonders bei mittelständischen Unternehmen ist der Finanzbedarf aber nicht so hoch, wie es manch einer annehmen würde. Stattdessen muss man sich nur die richtige Software aus dem World Wide Web holen und kann diese dann auch für die Pflege der eigenen Kontakte im Kundenbereich nutzen. Ein modernes CRM bietet einen vollständigen Verzicht auf Karteikarten oder ähnliche Dinge, auf denen die Daten normalerweise aufgeschrieben werden. Stattdessen kann das CRM mit den Daten der Kunden sogar direkt mit anderen Funktionen aus dem Unternehmen verbunden werden. Die Buchhaltung bietet eine direkte Erstellung von Rechnung aus allen Bereichen und kümmert sich auch direkt um das Mahnwesen. Dadurch muss sich der Unternehmer auch nicht mehr selbstständig darum kümmern, ob alle seine Kunden die Rechnungen für die Leistungen pünktlich bezahlen.
Dies sind nur einige Beispiele dafür, wie sinnvoll das digitale Büro sein kann und welche Erleichterungen es den modernen Firmen in der heutigen Zeit bietet.

Die beleglose Buchhaltung (digitale Finanzbuchhaltung)

Jeder Unternehmer kennt das: Nur eine aktuell geführte Buchhaltung gewährleistet den Überblick darüber, wo die Firma steht. Hilfe bei der Bewältigung der Papierberge aus Rechnungen und Quittungen, Überweisungen und Bankbelegen geben Steuerkanzleien. Sie übernehmen die Abwicklung der Buchhaltung, halten die Unternehmenszahlen immer auf dem neuesten Stand und haben die entsprechenden rechtlichen und steuerlichen Kenntnisse. Denn die korrekte Buchführung ist für den Unternehmer ein wichtiges Instrument für die Steuerung des Erfolges des Unternehmens.

Buchführungspflichten erfüllen

Bisher war es häufig üblich, dass der Freiberufler, Gewerbetreibende oder anderweitig unternehmerisch Tätige seine Belege in regelmäßigen Abständen in Papierform an seine Steuerkanzlei gegeben hat. Dort wurden die Belege erfasst und gesammelt. Damit sind die gesetzlich vorgeschriebenen Pflichten zur Buchführung erfüllt. Mitunter kommt der Unternehmer erst nach einem längeren Zeitraum dazu, seine aufgelaufenen Belege an die Steuerkanzlei weiterzuleiten. In der Zwischenzeit verfügt er über keine aktuellen Zahlen über den Unternehmenserfolg. Fehlentscheidungen im unternehmerischen Alltag können die Folge sein. Natürlich kann jedes Unternehmen auch in Eigenregie die Buchhaltung erledigen. Doch häufig wird die Steuerkanzlei dennoch für die Erstellung der Steuererklärung und für den Jahresabschluss benötigt. Viele Unternehmen nutzen die von den Steuerberatern und Steuerkanzleien angebotene Dienstleistung der Belegerfassung. Sie sparen sich damit die Personalkosten im eigenen Unternehmen und können sicher sein, dass ihre Buchführung (beleglose digitale Finanzbuchhaltung) ordnungsgemäß erfolgt. Alle gesetzlichen und steuerrechtlichen Veränderungen werden sofort berücksichtigt.

Kosteneffizienz und absolute Aktualität

In der letzten Zeit sind viele Steuerkanzleien dazu übergegangen, ihren Mandanten eine beleglose Buchhaltung (beleglose digitale Finanzbuchführung)  anzubieten. Statt dicke Mappen mit Belegen abzugeben, können die Mandanten ihre Unterlagen beleglos an die Steuerkanzlei übermitteln. Die Berge von Papier, die weitergegeben werden müssen, haben damit ein Ende. Das spart Wege und Zeit. Die Belege können zu jedem Zeitpunkt digitalisiert und weitergeleitet werden. Der Steuerpflichtige ist an keine Öffnungszeiten mehr gebunden. Die Belege müssen von dem Steuerpflichtigen nur einmal in die Hand genommen werden und per Fax oder einer gescannten Kopie per Internet an die Steuerkanzlei übermittelt werden. Die Belege werden von der Kanzlei bearbeitet, erfasst und digital archiviert. Für den Mandanten bedeutet dies: Er muss nichts mehr lange suchen, denn er hat stets einen aktuellen Zugriff auf sein digitales und wohlgeordnetes Archiv in der Steuerkanzlei. Alle Originalbelege verbleiben im Unternehmen oder bei dem Steuerpflichtigen. Durch die beleglose oder digitale Buchhaltung stehen immer die aktuellen Zahlen zur Verfügung. Die Auswertungen sind die Basis für wichtige unternehmerische Entscheidungen. Über die Liquidität auf dem Konto, die „offene Posten-Liste“ und das Mahnwesen herrscht mit der beleglosen Buchhaltung immer ein aktueller Überblick.

Existenzgründer und (digitale) Buchhaltung

 

Für viele Existenzgründer ist das Zusammenstellen der Unterlagen für die (digitale) Finanzbuchhaltung sehr schwierig, da Sie bisher nicht mit kaufmännischen Sachverhalten befasst waren. Der oberste Grundsatz lautet hier, die Unterlagen zeitnah und chronologisch zu ordnen. Viele Gründer bevorzugen heute auch die digitale Finanzbuchhaltung, hierbei werden die Unterlagen im wesentlichen gescannt und an den Steuerberater übermittelt.
 

Der Steuerberater erstellt bei digitaler Finanzbuchhaltung diese ohne Unterlagen in die Hand zu nehmen, voll elektronsich am Bildschorm. Aufgrund dieser Zahlen ergeben sich beispielhaft folgende Auswertungen:

• Betriebswirtschaftliche Auswertung - diese ist für das Controlling wichtig
• Umsatzsteuervoranmeldung (für Existenzgründer im Jahr der Gründung und Folgejahr zwingend monatlich)
• Betriebsabrechungsbogen, nach Bedarf, zum Beispiel bei projektbezogenen Geschäft
• Branchenvergleich
• Offene Posten Liste mit Mahnwesen etc.

Gerade zu Beginn der Existenzgründung ergeben sich für Jungunternehmer/in viele Fragen, die wir gerne mit Ihnen durchgehen.

 

Gerade für innovative Unternehmen macht die digitale Finanzbuchführung (beleglose Buchhaltuung) Sinn, da dies die Buchhaltung der Zukunft ist.